Değişim Yönetimi, her türlü kurum ve kuruluşta önem arz eden kritik bir husustur. Öyle ki, insanlar yıllar içerisinde takip ettikleri rutinleri, iş yapış biçimlerini, iletişim kurma yollarını sahiplenir ve en iyi olanın kendi benimsedikleri yöntemler olduğuna inanırlar. Bu durum öyle kalıplaşır ki artık bir “kemik” olur.
Bir veya birden fazla hususta çeşitli problemleri olan bir kuruluşta iyileştirme süreçleri yürüten birisi ile belirgin hastalıkları olan bir kişiye tedavi uygulayan bir doktoru benzetmek yanlış bir benzetme olmayacaktır. Örneğin, şeker hastalığı olan birisini düşünelim. Yılların ortaya çıkardığı beslenme alışkanlığını bir anda değiştirmek gerekecektir ancak bu hiç de kolay olmayacaktır. Her ne kadar daha sağlıklı bir birey olabilmek için uyulması gereken kurallar belirlenmiş ve tebliğ edilmiş de olsa bunlara uyarak hayatını sürdürmek ve buna bir anda alışmak sürecin her iki tarafını da zorlayacaktır. Hal böyle olunca kurallar diretilen tarafta bir direnç başlar.
Değişime direnç insan yapısı ile ilgilidir. Genel olarak, insanlar kurduğu konfor alanını korumak iç güdüsü ile hareket ederler. Her ne kadar fayda apaçık bir şekilde ortada da olsa değişikliğin getirebileceği belirsizlik ortamı, geçiş süreci ve değişecek olan yetki – sorumluluk alanları insanları tedirgin edebilir. İşte bundan dolayı, değişiklik yapmak hiçbir zaman hiçbir koşulda kolay değildir. Bu durum, değişim sürecinin profesyonel bir şekilde sistematik yaklaşımlar ile yönetimini zaruri kılar. Bu seride belirli başlı Değişim Yönetim Teorilerini inceleyerek faydalarını, nasıl ve hangi durumlarda kullanılabileceklerini ve nelere dikkat edilmesi gerektiğini paylaşacağız.
İlk konumuz ise benim de çok beğendiğim bir yaklaşım olan Nudge Teorisi. Nudge Teorisi, temel olarak, kişilerin değişime olan ihtiyacı kendilerinin görmelerini ve bunun nasıl yapılacağını etkilemelerini sağlayarak direncin daha az olası olmasını sağlar. Bu, aşağıdaki sürecin takibi ile sağlanır:
1. İstenen değişikliği belirt.
2. Paydaşları analiz et.
3. Değişikliği destekleyen kanıtlar bul ve bir zaman çizgisi oluştur.
4. Değişikliği bir seçenek olarak sun.
5. Geribildirimleri topla ve incele.
6. Değişikliğin benimsenmesini engelleyen hususları yok et.
7. Değişikliği sürdür ve başarıyı kutla.
Nudge teorisi benzer modellerden farklı olarak değişikliğe muhalefet edilirken ortaya sürülenlerin tespit edilmesi ve ortadan kaldırılması üzerinedir. Ben de bunu birçok değişikliği devreye alırken kullanıyorum. Örneğin, Yalın Üretim çalışmaları kapsamında görsel yönetim araçlarının uygulanması önem arz eder. Hatta bu, Jeffrey Liker’in Toyota Way kitabında bahsi geçirilen 14 temel ilkeden birisidir. Yalın Lider Gelişim Programı kapsamında sahada Hat Panolarının kullanılması için çalışmalar yaparız. Bu çalışmaları devreye alırken en dikkat ettiğimiz husus, liderlerin göstereceği dirençtir. Zira, bu tamamen onların aracı olacak ve kendi çalışmalarını gösterecekleri, takımlarının durumlarını ortaya koyacakları ve problemleri görebilecekleri bir çalışma olacaktır. Bunun sağlıklı ilerlemesi liderin burada vereceği katkıdır. Hat Panosu üzerinde sergilenen bilgilerin doğruluğu, güvenilirliği, sorgulanabilirliği ve anlam bütünlüğü için liderin istekli bir şekilde bu çalışmayı sahiplenmesi önemlidir. Bu durum çoğu zaman yeni bir husus olduğu için liderlerin alışkanlıklarının değişmesi anlamına da gelir. Artık her bilgi yazılı ve kayıtlı hale gelecektir
Bu değişiklikten bahsederken mutlaka liderlerin bu çalışmayı neden yapamayacakları üzerinde dururuz. Kendilerinin muhalefet ettikleri noktaları tespit eder ve bunları ortadan kaldırırız. Böylece Hat Panolarının doldurulmaması için hiçbir neden ortada bırakmayız. Sonuç olarak lider bu çalışmanın faydalarını da gördüğünde süreç bizim dilediğimiz şekilde gelişir ve devam eder.
Şimdi bu örnek üzerinden Nudge Teorisinin adımlarını inceleyelim:
1. İstenen Değişikliği Açıkça Belirt: Liderler ile çalışmalar yaparken Hat Panolarının artık kurulması gerektiği, bunun kendilerine getireceği iş yükü ve değiştirmeleri gereken alışkanlıklar açıkça ve şeffaf şekilde belirtilir. Hat Panosunun neye benzediği, sürecin nasıl işleyeceği, kimin ne yapacağı anlatılır.
2. Paydaşları Analiz Et: İlk adım ile birlikte liderlerin tepkisini sağlıklı biçimde ölçmeniz gerekiyor. Bunun birçok yolu olabilir. Bir anket olabilir, bir gözlem olabilir, birebir görüşmeler bunun için kaynak sağlayabilir. Ancak ilk tepki her zaman gerçek tepkidir. İnsanlar konu bahsedilirken bir rahatsızlık duymuş ise bunu saklamakta zorlanırlar.
3. Değişikliği Destekleyen Kanıtlar Bul ve Bir Zaman Çizgisi Oluştur: Liderlere kendi yaptıkları çalışmalar sonucunda ortaya çıkan problemlerin neler olduğunu, bunların hangi durumlara sebep olduğunu, bunun yerine Hat Panoları kullanmanın sağlayacağı faydaları anlatırız. Fayda anlatımı, teorinin ne olduğu önemli olmadan değişikliğin ahvali için önem arz eden hususlardan birisidir. Pek sayın Leyla Kolukısa’nın verdiği eğitimlerden birisinde bununla ilgili söyledikleri çalışma ve insanlara yaklaşım biçimimi etkilemiştir: “Kişiye değişikliğin sağlayacağı faydayı iyi şekilde açıklamak gerekir. Bu, yapılacak değişikliğin önce kendisine, sonra ekibine, sonra organizasyona ve sonra da topluma getireceği faydayı açıklayarak olur. Kişi mutlaka kendisine sağlanacak olan faydayı bilmeli ve anlamış olmalıdır.” Bunun ne kadar doğru olduğunu değişim yönetim süreçlerini deneyimledikçe gördüm. Hat Panosu özelinde, liderlere veri ile çalışmanın faydaları, kendilerinin iddialarının artık çalışmaları ile nasıl destekleneceğini, taleplerini daha anlatılabilir hale getirecekleri ve daha özgüveni yüksek şekilde çalışacak olmaları anlatılır. Bunun ardından ekiplerinin bundan nasıl faydalanacakları ve organizasyonun nasıl katkılar elde edeceğini anlatırız. Bunun ardından ise değişikliğin uygulanması için bir plan oluştururuz.
4. Değişikliği Bir Seçenek Olarak Sun: Talep ettiğiniz değişikliğin faydalarını daha önce deneyimlemiş, bunun aslında ne kadar önemli olduğunu bilen ve talebinizin ne kadar tutarlı olduğunu farkında olmanız, onu karşınızdaki kişi için de makul hale getirmeyecektir. Bunlara güvenerek değişikliği dayatmak kesinlikle bir şey kazandırmaz. Aksine gösterilen direnci körükleyebilir. Bundan dolayı değişikliğin bir opsiyon haline getirilmesi önemlidir. Bu demektir ki, amacınızın bu değişiklikten elde edilecek olan faydanın bir şekilde elde edilmesi olduğunu anlatmalısınız. Bunu yapmak için ortaya koyduğunuz yol bir zorunluluk değilmiş gibi anlatmalısınız. “Hat Panolarının yerine şunu da yapabiliriz ancak… Siz ne düşünüyorsunuz?” gibi anlatımlar karşı tarafın değişim sürecine katılımını sağlar. Bu anda ortaya çıkan geribildirimleri kayıt altına almanız önemlidir. Çünkü daha sonra bunların üzerine çalışacaksınız.
5. Geribildirimleri Topla ve İncele: Kayıtlarınızı inceleyeceğiniz adım burasıdır. Kişiler illaki bir veya birkaç geribildirim üzerinde fikir birliği sağlayacaktır. Çalışmalarınızdaki ağırlığı buraya vermelisiniz. Belki topladığınız tüm geribildirimler ile ilgili bir çalışma ortaya koyamayabilirsiniz. Ancak uzlaşının olduğu geribildirimler ile ilgili aksiyon almak bile değişime direnç gösteren topluluğu ciddiye aldığınızı gösterecektir.
6. Değişikliğin Benimsenmesini Engelleyen Hususları Yok Et: Nudge Teorisinin vurucu adımı burasıdır. Ancak bu adımı gerçekleştirirken taraflar arasındaki iletişimin sağlıklı olması çok önemlidir. Talep ettiğiniz değişikliğe muhalefet için üretilmiş argümanları ve aldığınız geribildirimleri incelediniz. Bunları ortadan kaldıracak aksiyonları da belirlediniz. Bu aksiyonlarınız üretilen argümanlara misilleme şeklinde lanse edilmemelidir. Böyle olduğunda sürekli bir şekilde argümanlar üretilecektir. Her zaman bir engel bulunacaktır. Alacağınız aksiyonlar mutlaka karşı tarafı işin içine dahil etmelidir. Hat Panoları ile ilgili sürecin sürdürülmesi için engeller neler olabilir? Mevcut iş yoğunluğu, kağıt kalem işlerine karşı önyargı, veri sağlama işini hesap verme ile karıştırma… Bunlara benzer birçok husus daha listeye eklenebilir. Bunlara karşı üreteceğiniz aksiyonlarda liderler işin dışında kaldığında sadece sizin şahsınızın yürüttüğü bir çalışma şeklini alacaktır. Halbuki mutlaka liderlere bu işi bir ekip olarak yaptığınızı hissettirmelisiniz.
7. Değişikliği Sürdür ve Başarıyı Kutla: Bu adım, Nudge Teorisinin başarısının sürdürülebilir hale gelmesini sağlayan adımdır. Belirlenen aksiyonları uyguladınız, muhalefet edilen hususları yok ettiniz. Hat Panolarını kurdunuz ve liderler üzerlerine düşeni yapmak için gereken gayreti gösteriyorlar. İşte bu noktada aldığınız ilk iyi sonuçları mutlaka ekip şeklinde, direnç gösterme konusunda inatçı olan kişileri mutlaka dışarıda bırakmadan, uygun biçimde kutlamanız gerekiyor. Liderlerin çabalarını takdir etmelisiniz. Bunu bir ekip olarak başarmanın size verdiği gururu onlar da hissetmelidir. Böyle olduğunda değişim sürecini yöneten kişiye gösterilen güven artacaktır. Bir sonraki değişim çalışmalarında gösterilen direnç azalacak ve insanları ikna etme işi kolaylaşacaktır.
Nudge Teorisinin başarısı tüm adımların uygun biçimde gerçekleştirilmesine bağlıdır. Buna ek olarak süreci gerçekten ciddiye almanız gerekir. Direnç gösteren tarafları kesinlikle ayrıştırmamalı ve yadırgamamalısınız. Onların duyduğu şüpheleri ve değişikliğin getireceği belirsizliklerin kendilerinde yarattığı stresi anladığınızı hissettirmelisiniz.
Peki, tüm adımları uyguladık ama direnç hususlarını ortadan kaldıramıyoruz, ne yapmalıyız? Burada en önemli husus, gereken her şeyi olması gereken şekilde yaptığınızdan emin olmanızdır. Bu, değişikliğe liderlik eden tarafın zorunluluğudur. Mutlaka bunları da kayıtlı ve kanıtlanabilir şekilde yapmalısınız. Bunlardan emin iseniz eğer çok da yapacak bir şey kalmamıştır. Sonuç itibariyle, kangren olmuş bir uzuv tüm vücudu tehdit eder. Tedaviye cevap vermediğinde ondan kurtulmak en iyi seçenek olabilir. En baştaki benzetmeden yola çıkarsak, ne hastanın kaybedecek vakti var ne de doktorun. Herkes emek gösterirken tedaviye cevap vermeyen bir uzuv ne hastayı tehdit edebiliyor olmalı ne de doktoru.